#ERP
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems
Was du bei der Auswahl deines ERP-Systems unbedingt beachten musst.
Datum
24.02.2023
Lesedauer
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems (ERP = Enterprise Ressource Planning) ist eine strategische sehr bedeutende Entscheidung für ein Unternehmen und kann die Effizienz der Abwicklung von Unternehmensprozessen und die Agilität in der Anpassung an neue Markterfordernisse (Stichwort: Schnittstellen oder Business Intelligence) über Jahre hinweg lähmen aber auch „beflügeln“. Gleichzeitig ist die Einführung einer solchen Software ein Prozess, den IT-Leiter:innen oder Geschäftsführer:innen nur wenige Male im Leben (wenn überhaupt) durchführen und man kann ohne einen erfahrenen Consultant selten auf eigene Erfahrungen in diesem Bereich zurückgreifen. Die hohen Risiken bei der Einführung der ERP-Systeme und die daraus resultierende starke langfristige Bindung an die betreuenden IT-Partner der Einführung, machen es um so notwendiger, bei der Auswahl des „richtigen“ ERP-Systems und des Partners umsichtig und klug vorzugehen.
In diesem Blog-Artikel möchte ich dir ein paar Erfahrungen und Einschätzungen aus meiner Tätigkeit als ERP-Consultant weitergeben. Seit mehr als 15 Jahren habe ich schon unzählige ERP-System-Einführungen selbst verantwortet oder begleitet. Darüber hinaus durfte ich immer wieder auch Firmen und Organisation in der Evaluationsphase bei der Entscheidung für ein ERP-System beraten. Unzählige Pflichten- und Lastenheften von Beratern gingen über meinen Bildschirm. Bestandteil dieser Projekte war häufig auch die Ablösung einer bestehenden Legacy-ERP-Lösung oder die Anbindung an weitere ERP-Systeme (z.B. bei verbundenen Firmen). Dadurch ergibt sich über die Jahre hinweg doch ein recht gutes Gesamtbild über das Thema ERP, auch wenn mein Hauptfokus auf dem Produkt Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Microsoft Dynamics NAV) liegt.
Was ist eigentlich ein ERP System?
Doch zunächst sollten wir einmal klären, was ein Enterprise-Ressource-Planning-System eigentlich ist? Wie der Name schon sagt, ist der Grundgedanke eines ERP-Systems, die Ressourcen möglichst effizient und ohne unnötige Schnittstellen für die Wertschöpfung der Firma zu managen und zu organisieren. In dem die wichtigsten Prozesse in einem System abgebildet werden, kann alles integriert und in Echt-Zeit vollzogen werden, ohne eine umständliche Abstimmung zwischen den Systemen. Es ist also im besten Fall möglich, jeden Tag in das System sehen zu können und ein Bild von dem zu bekommen „was gerade im Moment ist“, anstatt über Tage oder Wochen hinweg Informationen aus verschiedenen Systemen zusammenzutragen und konsolidieren zu müssen.
Beispiel der Vorteile eines integrierten ERP-Systems
Ein Beispiel für eine integrierte Betrachtungsweise ist beispielsweise, dass die Versandabteilung vor dem Buchen des Lieferscheins direkt einsehen kann, ob der Kunde einen überfälligen Zahlungssaldo hat. Bei Firmen, bei denen kein integriertes ERP-System eingeführt ist, müssen die Versandmitarbeiter:innen erst umständlich in der Buchhaltung nachfragen (bzw. ggfs. sogar erst beim Steuerbüro, falls dieses die Rechnungen und Zahlungen verwaltet). Die Folge ist, dass dem Kunden munter weiter Ware geliefert wird, obwohl dieser ggfs. schon seit langem zahlungssäumig ist. Dies fällt erst dann auf, wenn die Buchhaltung einmal im Monat ihre Daten für den Monatsabschluss konsolidiert.
Welche Bereiche bildet ein ERP-System ab?
Typischerweise bilden ERP-Systeme folgende Unternehmensbereiche ab:
- Finanzbuchhaltung, inkl. Themen wie Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr, Cash-Flow/Liquidität
- Supply-Chain-Management, d.h. dass abgestimmte Management von
- Einkauf,
- Lagerhaltung,
- Verkauf
- Produktion und Logistik
Viele ERP-System stellen darüber hinaus auch Module für die folgende Bereich zur Verfügung
- Service und Wartung
- Projektmanagement
- Customer-Relationship-Management (CRM)
Und natürlich gibt es auch ganz individuelle Module, die einer Branche vielleicht für den Geschäftsbetrieb entscheidend sind.
Auswahlkriterien für die perfekte ERP-Lösung
Die folgenden Themen solltest du bei der Auswahl eines ERP-Systems in jedem Fall beachten und für dich selbst beurteilen können, um nicht später feststellen zu müssen, dass du bereits am Anfang falsch abgebogen bist:
Generalist vs. Spezialist
Willst du eine Software, die von ihrem Funktionsumfang eher breit aufgestellt ist, aber ggfs. viele Spezialitäten deiner Branche nicht im Standard abbildet? Oder tendierst du eher zu einem – meist eher unbekannteren Anbieter mit weniger Installationen – der sich aber genau auf deine Spezialanforderungen „eingeschossen“ hat.
Der Generalist ist in der Regel technologisch besser und moderner aufgestellt und bietet viele Module und Schnittstellen, benötigt aber mehr Anpassungen um deine Anforderungen abzudecken. In der Analysephase musst du den Consultants viele Spezialitäten erst erläutern, da er oder sie diese nicht kennt (was allerdings auch ein Vorteil sein kann, da er vieles neutral hinterfragt).
Der Spezialanbieter für ERP kennt deine Branche, ist auf den gleichen Branchen-Veranstaltungen (wie Messen, Verbands-Treffen) vertreten und du sparst dir dadurch in der Regeln viel Zeit in der Analyse und Einführungsphase, sowie Sonderanpassungen. Auf der anderen Seite sind diese Firmen oft eher kleiner und haben in den letzten Jahren das Problem, dass sie zwar viele Features in der Software vorweisen können, dieses Software-Produkt aber technologisch nicht mehr auf dem aktuellsten Stand bereitstellen können, da die Firmen der Transformationsprozess (z.B. in die Cloud) finanziell überfordert.
Eco-System und Partnerlandschaft
Unter dem „Eco-System“ versteht man Dinge wie:
- Gibt es viele verfügbare und bezahlbare Dienstleister und Consultants, welche das System implementieren können?
- Gibt es Module von Drittanbietern, welche die Funktionalität erweitern, idealerweise vielleicht sogar eine Art „App-Store“?
- Stellen die Hersteller anderer Systeme und Dienste Standard-Schnittstellen für das ERP-System zur Verfügung?
ERP-Systeme wie SAP oder auch Microsoft Dynamics 365 Business Central punkten in der Regeln aufgrund ihrer weiten Verbreitung in dieser Kategorie. Wenn es nicht genügend Implementierungs-Partner für ein Produkt gibt, kann es zu sehr langen Wartezeiten bei der Einführung des Systems und bei den späteren Anpassungen kommen. Kann man auf ein breites Netzwerk an Firmen zurückgreifen – wie z.B. Microsoft mit seinem weltweiten Partner-Netzwerk, welche Add-Ons für die Lösung entwickeln, spart dies in der Regel enorme Kosten, da man diese Funktionalitäten nicht individuell entwickeln lassen muss.
Grad der Abdeckung der Geschäftsprozesse
Natürlich ist die klassische Fit-Gap-Analyse (d.h. die Ermittlung des Deltas zwischen den eigenen Anforderungswünschen und der Standardfunktionalität des ERP-Systems) in jedem Fall vor der Entscheidung für ein ERP-Produkt durchzuführen. Dies geschieht in einem klassischen Ansatz über ein Lasten- und Pflichtenheft und einen Workshop. Bei einem agilen Projektansatz wir man am Start des Projektes ein „Scoping-Meeting“ durchführen, um mit einem Berater die grundlegenden Anforderungen an das System abzuklären. Je besser eine Firma ihre eigenen Prozesse bereits kennt und ggfs. dokumentiert hat, umso einfacher wird es sein, die Fit-Gap-Analyse durchzuführen. Nicht selten enden aber Workshops in einer Diskussion der Fachabteilungen über Prozessfragen, die bisher noch nie intern besprochen wurden. Daraus ergeben sich in der Konsequenz dann Fehlentscheidungen bei der Auswahl des ERP-Systems. Startups haben es in dieser Hinsicht häufig einfacher, da sie noch flexibel darin sind, die Prozesse des ERP-Systems als ihre eigenen zu übernehmen.
Lizenzmodell und Kosten
Cloud vs. On-Premises
Software-Architektur und technische Systemanforderungen
ERP-Systeme sind das Leitsystem für die Stammdaten einer Firma. Daraus ergibt sich die Frage:
Standard-Produkt vs. Anpassbare Software
Eine entscheidende Frage bgzl. der Wahl der Software ist, ob man in der Lage ist, auch eigene individuelle Weiterentwicklungen an dem System durchzuführen und wie aufwändig es ist, diese bei zukünftigen Updates der Software up-to-date zu halten. Die Möglichkeit der Anpassung ist dabei Segen und Fluch zugleich. Ein Segen, da man für spezifische Fragestellungen eine perfekte Lösung implementieren kann, die vielleicht sogar einen strategischen Wettbewerbsvorteil am Markt bedeutet. Der Nachteil sind die langfristigen Kosten der Pflege und des Updates dieser Anpassungen, außerdem wird es immer schwieriger, Standard-Support für das Produkt zu erhalten und das Wissen über die Anpassungen in der eigenen Firma und beim Partner zu erhalten. Einige Systeme am Markt, wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, bieten hier im Cloud-Modell mit der Extension-Technologie einen Mittelweg, der eine gute Upgradefähigkeit ermöglicht, auch wenn man individuell Anpassungen an der Standard-Software benötigt.
Lizenzmodell und Kosten
Je nachdem, welche Benutzergruppen das System in welcher Weise nutzen, ergeben sich in diesem Bereich häufig schon sehr schnell „Show-Stopper“. Entscheidend sind hier Fragen wie:
- Muss man jeden Benutzer lizenzieren, unabhängig vom Nutzungsgrad der Software (Named User)?
- Wie viele Power-User gibt es und wie viele User nutzen das System nur am Rande (z.B. zur Zeit-Rückmeldung für Projekte oder Produktionsaufträge)?
- Muss der Zugriff dritter Software-Programme (Schnittstellen), von Hardware (z.B. Handscanner) und Auswertungstools extra lizenziert werden?
- Kann eine Lizenz mit mehreren Benutzern geteilt werden, wenn z.B. mehrere Produktionsmitarbeiter den gleichen Arbeitsplatz nutzen für eine Rückmeldung von Arbeitszeiten. Oder wenn z.B. Halbtags-Kräfte sich eine Lizenz am Vormittag und Nachmittag teilen (sogenannte „Concurrent-User“-Modelle).
- Gibt es Kosten, die transaktionsbasiert abgerechnet werden (z.B. aufgrund der Anzahl an Kunden, Rechnungen oder anderer Buchungsprozesse).
- Gibt es spezielle Preise und Rabatte für Non-Profit-Organisationen oder bestimmte Einsatzgebiete der Software?
- Wie steigen die Kosten der Nutzung mit der Anzahl der Anwender. Es gibt hier durchaus Modelle, die zunächst günstig sind, aber mit einer größeren Anzahl an Anwendern exponentiell ansteigen.
- Wie wird der Zugriff Dritter auf das System lizenziert, wie z.B. von Lieferanten, Logistik-Dienstleistern oder Kunden, mit denen man integriert arbeitet?
Aus diesen Komponenten ergibt sich dann eine Kostenkalkulation. Wichtig ist, bei der Berechnung der sogenannten „Total-Cost-of-Ownership“ (TCO) alle Faktoren korrekt zu erfassen und in einer Berechnung mit einzubeziehen. Dabei sollte eine kurzfristige und eine mittelfristige Betrachtung, die z.B. einen Update-Zyklus schon mit einschließt, berechnet werden. Schwierig wird es regelmäßig den Cloud-Betrieb gegenüber einem On-Premises-Betrieb vergleichbar zu machen, da der On-Premises-Betrieb eine erhebliche Anzahl von unsichtbaren Kosten in sich trägt (wie Strom, Backups, Aufrechterhaltung von Know-how, Security-Patching, etc.) die schwer ermittelt werden können.
Cloud vs. On-Premises
Auch wenn der Trend hier in den letzten Jahren ganz klar in Richtung von Cloud-Applikationen geht, die keine Investments in eine eigene Infrastruktur benötigen, kann im speziellen Fall eine On-Premises Lösung sinnvoller sein (z.B. aus Gründen des Datenschutzes oder wg. schlechter Mobil-Funk- und Internet-Verfügbarkeit). Viele Anbieter bieten allerdings bereits gar keine On-Premises-Lösungen mehr an oder investieren zu Gunsten der Entwicklung der Cloud-Lösung kein Geld mehr in die Legacy-On-Premises Lösung. Sofern man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet sind Fragen wichtig wie:
- Wo werden die Daten gespeichert (DSGVO, etc.)?
- Welche Verfügbarkeiten und welches Service-Level werden garantiert?
- Welche Daten-Export-Möglichkeiten gibt es, wenn man den Cloud-Dienst später wechseln möchte?
- Welche Optionen des Backups und der Datensicherung werden vom Anbieter zur Verfügung gestellt?
- Wie oft gibt es in der Cloud Updates und führt dies zu Einschränkungen bei dem Betrieb der Software? Hat man Einfluss auf den Zeitpunkt der Upgrades und den Umfang?
Software-Architektur und technische Systemanforderungen
Hierunter ist zu verstehen, wie das ERP-System technologisch konzipiert und umgesetzt ist. In diesem Bereich trennt sich meistens schon sehr schnell die Spreu vom Weizen. Wichtige Kriterien in diesem Bereich sind:
- Ist es noch eine traditionelle Windows-Anwendung, welche auf einem PC installiert werden muss? Oder handelt es sich bereits um eine modernere Architektur, welche zwischen Datenhaltung, Applikation und Frontend unterscheidet und skalierbar ist?
- Auf welchen Systemen muss die Software ausführbar sein: Windows, Mac-Os, iOS, Android, etc.? Welche Versionen werden unterstützt?
- Wird die Software mit der Maus & Tastatur bedient oder auch im Touch-Betrieb?
- Gibt es bei einer Web-Applikation Einschränkungen, welche Internet-Browser unterstützt werden?
- Benötigt das System eine spezielle Datenbank-Technologie (z.B. Oracle, MySQL, Microsoft SQL, etc.)?
- Mit welchen Datenmengen und mit wie vielen Anwendern kann das System in performanter Weise umgehen? Sind 100.000 Kunden ein Problem? Wie lange braucht eine Detail-Suche in diesen Datensätzen? Wie viele Aufträge können pro Tag gleichzeitig von verschiedenen Anwender:innen gebucht werden?
- Kann die ERP-Lösung in die bestehende Sicherheits-Infrastruktur integriert werden, z.B. mittels einer Single-Sign-On Funktionalität? Oder hat die Software eine eigene Benutzerverwaltung mit eigenen Identitäten die umständlich getrennt verwaltet werden müssen?
- Kann das System mit verschiedenen Sprachen und Zeichensätzen umgehen? (z.B. Chinesische oder griechische Schriftzeichen, Unicode-Unterstützung, etc.)
- Werden regelmäßig Security-Updates zur Verfügung gestellt? Und wie lange?
Wichtige fachliche Architektur-Entscheidungen
Neben den technischen Architektur-Entscheidungen spielen die fachlichen Architektur-Merkmale eine sehr entscheidende Rolle bei der Systemauswahl. So manche Firma hat voller Enthusiasmus eine Software eingeführt und erst später festgestellt, dass diese nicht für die Zukunft der Firma gerüstet ist. Zu solchen wichtigen fachlichen Funktionalitäten zählen Dinge wie:
- Mehrmandantenfähigkeit, d.h. können mehrere Firmen gleichzeitig mit der Software verwaltet werden, z.B. zur Abbildung einer Holding-Struktur.
- Mehrwährungsfähigkeit, d.h. kann in mehreren Währungen gebucht werden und können z.B. die Währungen in einem Mandanten auf eine Abschluss-Firmenwährung konsolidiert werden.
- Mehr-Rechnungslegungs-Fähigkeit, d.h. kann das System nach mehreren rechtlichen Abrechnungssystemen Abschlüsse durchführen, wie z.B. nach HGB, IFRS, IAS, etc.
- Multi-Country-Fähigkeit, d.h. werden die rechtlichen Besonderheiten, insbesondere in der Buchhaltung, pro Land eingehalten und regelmäßig durch den Anbieter gepflegt und bereitgestellt? Achtung: Die Umstellung der Sprache bedeutet noch nicht, dass auch die Business Prozesse in der Logik dieses Landes gebucht werden!
- Mulit-Site- und Intercompany-Fähigkeit, d.h. können einzelne Firmen der gleichen Firmenstruktur untereinander Geschäftsvorfälle abwickeln? Ist es möglich, dass eine Tochtergesellschaft beispielsweise die zentrale Auftragsplanung, Produktionsplanung oder Einkaufsplanung für andere Standorte und Mandaten mit übernimmt?
Natürlich treffen viele dieser Funktionalitäten eher auf größere Unternehmen zu. Allerdings darf man sich nicht täuschen lassen: Heute haben auch kleine Firmen bereits schnell eine E-Commerce-Seite in Betrieb und fangen plötzlich an, Waren in andere Länder mit anderen Währungen zu vertreiben. D.h. die Firmengröße allein ist nicht ausreichend für diese Betrachtung.
Schnittstellen und Interoperabilität
Gerade in der heutigen „Cloud-Economy“ wird es immer wichtiger, dass die eigene Software einfach mit anderen Diensten kommunizieren kann. Deshalb ist zu berücksichtigen:
- Stellt die Software Standard-Schnittstellen bereit, auf welche Drittanbieter-Softwareprodukte einfach zugreifen können? Sind die angebotenen Technologien verbreitet und auf dem Stand der Technik?
- Stellen die Schnittstellen sicher, dass die Business-Logik der ERP-Software eingehalten wird und keine fehlerhaften Datensätze in das System eindringen können?
- Besteht eine gute Integration in Standard-Software wie das Microsoft Office, insbesondere z.B. Microsoft Excel?
- Lässt sich das System vielleicht sogar mit systemübergreifende Workflow-Technologien wie Microsoft Automate integrieren, so dass über mehrere Systeme hinweg Arbeitsprozesse abgebildet werden könne?
- Wie erfolgt die Berechtigung der Schnittstellen und wie wird die Security gewährleistet, wenn die Schnittstellen nach außen verfügbar sind?
- Stellen Anbieter anderer Systeme, wie z.B. von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Standard-Schnittstellen zu dem ERP-System bereit?
Auswertbarkeit
Es gibt eine Reihe von Systemen, welche zwar die Abbildung der Geschäftsprozesse gewährleistet, aber bei der Auswertung der Daten bis auf wenige Standard-Reports keine Unterstützung bereitstellt. Das Thema „Business Intelligence“, d.h. die Auswertung und Analyse von Daten und der Erkenntnisgewinn daraus, stellt aber eine sehr wichtige Funktionalität moderner ERP-Systeme dar. Aus diesem Grund sollte bei der Entscheidung für ein System geprüft werden:
- Welche Auswertungsmöglichkeiten bietet das System im Standard und wie einfach lassen sich diese auf die eigenen Fragestellungen anpassen?
- Gibt es Standardschnittstellen zu Software-Produkten wie Microsoft Excel, Microsoft Power BI, etc.?
- Lässt sich auf das Datenmodell des ERP-Systems einfach zugreifen und ist dieses in ein Datawarehouse integrierbar?
- Werden rechtlich vorgeschriebene Auswertungen und Berichte zur Verfügung gestellt (auch für verschiedene Länder)?
- Gibt es nur einen einfach Excel/CSV-Export oder kann eine dynamische Kommunikation über einen Webservice durchgeführt werden?
Datenmigration
ERP-Systeme sind das Leitsystem für die Stammdaten einer Firma. Daraus ergibt sich die Frage:
- Wie können Daten in das System importiert werden?
- Wie können Daten aus dem System wieder exportiert werden?
Beide Fragestellungen sind insbesondere bei Cloud-Systemen wichtig, falls z.B. der Hersteller den Dienst kündigt/einstellt und die Firma gezwungen ist, schnell auf ein anderes System wechseln zu müssen. Je nachdem, ob Daten schnell und einfach importiert werden können, ergeben sich teils enorme Einsparpotenziale bei der Einführung der Software, da man nicht auf die kostenintensiven Dienstleistungen eines IT-Partners angewiesen ist.
Hersteller-Verlässlichkeit und -Verbreitung
Die Einführung einer ERP-Software ist aufwändig, kostenintensiv und meist teuer. Umso ärgerlicher ist es, wenn man kurz nach der Einführung einer neuen Software erfährt, dass die eingesetzte Software vom Hersteller abgekündigt wird oder z.B. das ERP-Produkt an einen anderen Hersteller weiterverkauft wurde. In der Regel ist man deshalb gut beraten, hier auf Hersteller zu setzen, von denen man erwarten kann, dass sie noch eine längere Zeit existieren und auch ein Interesse an der Fortführung der Produktlinie besitzen. Die Frage nach einer „Roadmap“ für das in Frage kommende ERP-Produkt sollte daher immer gestellt werden. Kann der Hersteller hier keinen plausiblen und zukunftsorientierten Fahrplan präsentieren, sollte man skeptisch sein und sich überlegen, ob man auf dieses Pferd setzen sollte.
Dieses Kriterium ist zweifelsohne eine Erklärung dafür, warum Firmen wie SAP, Oracle oder Microsoft ein sehr hohes Vertrauen in ihre ERP-Systeme genießen, da davon auszugehen ist, dass diese Firmen auch in 10 Jahren noch existieren werden.
Zugang zu Wissen und Trainingsmaterial, Hersteller Support
Zuletzt sollte bei der Auswahl einer ERP-Lösung darauf geachtet werden, wie gut die Unterstützung der Anwender mit Know-How zum Projekt gewährleistet ist. So sind das Training und die Aufrechterhaltung des Know-How ein wesentlicher Kostenfaktor bei der Einführung und dem Betrieb einer ERP-Software. Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang sind:
- Gibt es eine gute Online-Hilfe für das Produkt, die praktisch und hilfreich ist?
- In welchen Sprachen werden die Unterlagen zur Verfügung gestellt?
- Gibt es Lernpfade und prozessbezogenes Trainingsmaterial durch den Anbieter oder durch Dritte?
- Gibt es spezielle Zertifizierungen für das Produkt?
- Gibt es im Internet Foren und Communities zum Produkt, die aktiv sind und auf eine aktive Anwender-Basis hindeuten?
- Wie gut werden Produkt-Neuerungen dokumentiert und vorgestellt?
- Gibt es Unterstützung durch den Hersteller bei Support-Anfragen, welche nur durch ihn geklärt werden können?
- Gibt es ggfs. sogar die Möglichkeit, Feature-Anfragen direkt an den Hersteller zu melden und zu verfolgen?
Fazit
Natürlich gibt es neben den hier genannten Kriterien noch viele weitere sinnvoll Auswahlkriterien für ein ERP-System. Es wird allerdings durch diesen Blog-Beitrag ersichtlich: Die Kosten sind nur ein Kriterium von vielen.
Ein günstiges ERP-Produkt kann sehr schnell sehr teuer werden, wenn man bei anderen Kriterien, die hier genannt wurden, nicht genauer hinschaut im Auswahlprozess. Da man als Kunde/Kundin nur wenige Male im Leben ein ERP-System einführt, empfiehlt es sich in den meisten Fällen, einen erfahrenen Berater bei solch einer System-Entscheidung hinzuziehen, der nachgewiesene Kompetenz in der oben genannten Beurteilung der Punkte besitzt. Kommen Sie gerne auf uns bei der dc AG zu, wenn Sie Unterstützung bei diesen Themen benötigen.